Perkuat Tata Kelola Birokrasi, Bawaslu Kabupaten Bekasi Gelar Sosialisasi Standardisasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan

Bekasi, 15 Juni 2026 – Dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, dan akuntabel, Bawaslu Kabupaten Bekasi menggelar kegiatan penguatan pemahaman Tata Naskah Dinas dan Pengelolaan Arsip Dinamis bagi jajaran Pengawas Pemilu. Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Senin, 15 Juni 2026, bertempat di Ruang Rapat Bawaslu Kabupaten Bekasi. 

Hadir sebagai pemateri utama dalam kegiatan ini, Kepala Subbagian Administrasi, Ibu Dwi Nurhayati Fitriyani. Dalam pemaparannya, beliau menegaskan bahwa Tata Naskah Dinas memegang peranan krusial sebagai alat komunikasi kedinasan tertulis yang dibuat oleh pejabat berwenang dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan di lingkungan Bawaslu.

"Keseragaman pengaturan mengenai jenis, susunan, bentuk, hingga pengendalian naskah sangat penting guna menyamakan persepsi, meminimalisasi kesalahan format, serta menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sebagai bukti akuntabilitas lembaga," ujar Ibu Dwi Nurhayati Fitriyani di hadapan para peserta.

Beliau juga memaparkan bahwa Tata Naskah Dinas merupakan salah satu dari 4 Pilar Kearsipan yang wajib ditegakkan, bersama dengan Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Tata kelola ini harus berjalan beriringan dalam siklus arsip dinamis yang meliputi tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan. 

Pelaksanaan tata naskah dan kearsipan di lingkungan Bawaslu didasarkan pada landasan hukum yang kuat, di antaranya:

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 

2. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Kearsipan. 

3. Perbawaslu Nomor 10 Tahun 2020 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis. 

4. Perbawaslu Nomor 11 Tahun 2020 tentang Klasifikasi Arsip. 

5. Perbawaslu Nomor 12 Tahun 2020 tentang Perubahan atas Perbawaslu Nomor 32 Tahun 2018 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Bawaslu. 

6. Perbawaslu Nomor 13 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas. 

7. Perbawaslu Nomor 14 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip.

Lebih lanjut, Ibu Dwi Nurhayati Fitriyani menyoroti pentingnya kepatuhan terhadap format naskah kedinasan. Berdasarkan evaluasi internal, masih kerap ditemukan ketidaksesuaian format pada dokumen penting seperti Surat Tugas, Nota Dinas, hingga Surat Edaran. Seluruh jajaran kini diinstruksikan untuk menggunakan media rekam kertas maupun media rekam elektronik (Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis) sesuai standar baku yang berlaku.

Selain naskah dinas reguler (seperti surat arahan, penugasan, korespondensi, dan naskah khusus), Bawaslu juga memiliki karakteristik Naskah Dinas Lainnya yang diatur secara spesifik dalam pengawasan pemilu. Dokumen tersebut meliputi Naskah Dinas Pelaksanaan Pengawasan Pemilu, Naskah Dinas Penanganan Pelanggaran Pemilu, serta Naskah Dinas Penyelesaian Sengketa Pemilu.

Terkait aspek legalitas dan pengamanan dokumen, materi kegiatan mempertegas aturan penandatanganan dan penggunaan cap dinas, di mana kebijakan atau keputusan strategis antarlembaga ditandatangani oleh pimpinan tertinggi di setiap tingkatan pengawas pemilu. Adapun kewenangan yang tidak bersifat kebijakan dapat dilimpahkan melalui mekanisme atas nama (a.n), untuk beliau (u.b), pelaksana tugas (plt), maupun pelaksana harian (plh).

Sebagai langkah preventif terhadap pemalsuan dokumen strategis, direkomendasikan pula penggunaan fitur pengamanan berupa watermark (tanda air). Watermark ini wajib diterapkan pada dokumen bernilai penting seperti Nota Kesepahaman (MoU), Surat Keputusan, Surat Edaran, Putusan Sengketa, serta dalam proses alih media arsip.

Melalui sosialisasi ini, Bawaslu Kabupaten Bekasi berkomitmen penuh untuk terus mendorong digitalisasi dan tertib administrasi demi menjamin terciptanya arsip yang otentik, terpercaya, dan aman.